Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile ilgili 6102 sayılı TTK’ nın 18. maddesine göre noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla yapılabilecek olan tebligatlar elektronik imza kullanılarak Kayıtlı Elektronik Posta ile de yapılabilir. Her ne kadar kanun metninde KEP kullanılması ile ilgili bir zorunluluk bulunmasa da, daha sonra yayınlanan Elektronik Tebligat Yönetmeliğine göre 19.01.2013 tarihinden itibaren Anonim Şirketlerin, Limited Şirketlerin ve Sermayesi Paylara Bölünmüş Komandit Şirketlerin KEP kullanması zorunlu hale getirilmiştir. Yönetmelik yürürlüğe girmesine rağmen, Maliye Bakanlığı, SGK gibi kurumlar henüz e-tebligat sistemine geçemediklerinden KEP ile ilgili bir sıkıntı yok gibi görünmektedir. Ancak, kısa bir süre sonra bu uygulamanın başlayacağı ve uygulama başladığında da ellerinde KEP adresi olmayan şirketlere eski usulle ilk tebligatı yapacakları bu tebligatta KEP den bahsedecekleri daha sonraki tebligatları ise elektronik ortamda yapmaları bekleniyor. Bu sebeple cezalarla karşılaşmamak için yukarıda sayılan şirketlerin en kısa zamanda PTT veya yetki almış diğer kuruluşlara başvurarak e-tebligat adreslerini almalarında fayda bulunmaktadır.. Şahıs işletmelerin ise Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) kullanmaları zorunluluğu bulunmamakla birlikte isteyen işletmeler kullanabileceklerdir. KEP sistemi hakkında detaylı bilgi vermek amacıyla iş bu bilgi notu hazırlanmış ve bilgilerinize sunulmuştur. KEP’İN YASAL DAYANAĞI VE UYGULAMA ŞEKLİ HAKKINDA AÇIKLAMALAR Kayıtlı Elektronik Posta sistemi ile ilgili yasal düzenleme 13.01.2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nda yer almıştır. Kanunun ilgili hükümleri aşağıdaki gibidir; • 18 inci maddesinin üçüncü fıkrası: “Tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.” 1525 inci maddesinin ikinci fıkrası: “Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. Yönetmelik bu Kanunun yayımı tarihinden itibaren beş ay içinde yayımlanır.”

KEP NEDİR? KEP resmi yazışmaların elektronik ortamda mevzuata uygun, uluslararası standartlarda ve teknik olarak güvenli bir şekilde yapılmasına imkân sağlayan bir sistemdir. PTT KEP sistemi; Kullanıcılara genel e-posta hizmetlerine ilave olarak; E-postaların ilgili kişiye gönderilip gönderilmediği, Gönderilmişse ulaşıp ulaşmadığı Gönderilen epostaya erişilip erişilmediği, Epostanın iletilme zamanını tespit edecek, İçeriğin değişmediğini garanti edecek, Hukuken geçerli delil seti oluşturacak şekilde muhafaza edecek sistemdir. KEP’İN KULLANILACAĞI İŞLEMLER 6102 sayılı TTK’nun 18(3) maddesi uyarıca; Tacirler arasında, o Diğer tarafı temerrüde düşürmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar o Sözleşmeyi feshe ilişkin ihbarlar veya ihtarlar o Sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar Noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır. 6102 sayılı TTK’nun “Beyanlar, Belgeler ve Senetler” başlıklı 1525. maddesinde; “Tarafların açıkça anlaşmaları ve 18. maddenin üçüncü fıkrası saklı kalmak şartıyla, o İhbarlar, o İhtarlar, o İtirazlar ve benzeri beyanlar; o Fatura, o Teyit mektubu, o İştirak taahhütnamesi, o Toplantı çağrıları o Ve bu hüküm uyarınca yapılan elektronik gönderme ve elektronik saklama sözleşmesi, Elektronik ortamda düzenlenebilir, yollanabilir, itiraza uğrayabilir ve kabul edilmişse hüküm ifade eder. Kayıtlı elektronik posta sistemine, bu sistemle yapılacak işlemler ile bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esaslar Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından bir yönetmelikle düzenlenir. TTK’nın ilgili maddelerinde sayılan bu işlemler eskiden sadece noterlerden, taahhütlü mektupla veya telgrafla yapılabilirken, bu hüküm gereği sayılan hizmetler KEP aracılığı ile sistemden sadece birkaç saniyede gerçekleştirilebilecektir. Muhatap bu söz konusu belgeyi almadığını iddia edemeyecek aldığı, okuduğu zamanlarla birlikte hukuki delil niteliği taşıyabilecektir. Tüzel kişilerin KEP rehberinde bulunmaları kanunen zorunludur. Gerçek kişilerin ise KEP Rehberinde kayıtlarının bulunması isteğe bağlıdır. KEPİN İLAVE AVANTAJLARI KEP işlemlerin elektronik ortamda yapılmasından dolayı aşağıda sıralanan aşağıda sıralanan ilave avantajlar da sağlanmaktadır. Zaman kazancı Kâğıt arşiv kazancı Maliyet kazancı Resmi ve ticari işlemlerin hızlı yapılaması Ticari faaliyetlerin verimli yürütülmesi Çevrenin korunması E- TEBLİGAT Elektronik tebligat yönetmeliği kapsamına uygun olarak elektronik ortamda yapılan tebligatı ifade eder. Elektronik Tebligat yönetmeliği ‘Amaç ve Kapsam’ başlığı 1.maddesinde de belirtildiği üzere e-Tebligat sadece Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü vasıtasıyla yapılabilir. KEP DELİLİ Bir elektronik postanın; Ne zaman, Kim tarafından, Hangi KEPHS tarafından gönderildiği, Hangi KEPHS tarafından kabul edildiği, Kimin posta kutusuna ne zaman teslim edildiği, Ne zaman kim tarafından açıldığı/okunduğu, İle ilgili verileri barındırır. KEP iletilerinize ilişkin deliller 20 yıl, e-Tebligatlarınıza ilişkin deliller ise PTT tarafından 30 yıl boyunca muhafaza edilir. Delillerinize iletinizin üzerinde yer alan ‘Seçenekler: Delilleri Göster’ seçeneğinden ulaşabilirsiniz. Ayrıca iletiye ait delili bu kısımdan indirebilir, gene posta kutunuzda yer alan ‘Delil Doğrulama’ bölümünden doğrulayabilirsiniz. Yine posta kutunuzda ‘Klasör’ sekmesinin altında sıralanan ‘Gelen Deliller’ ve ‘Giden Deliller’ sekmelerinden herhangi bir tarih aralığında yaptığınız tüm gelen iletilerinizi ve gönderimlerin delillerini listeleyebilir ve alıcılara göre üretilen kanıtları görüntüleyebilirsiniz. KEP iletisi gönderdiğinizde, 1. KEP’in PTT tarafından ne zaman alındığı, 2. KEP’in alıcının posta kutusuna ne zaman iletildiği, 3. KEP’in alıcı tarafından ne zaman okunduğuna, İlişkin delil üretir. KEP SİSTEMİNİN KULLANIM ALANLARI Kamu içi resmi yazışmalar Kamu-özel kesim arası resmi yazışmalar Elektronik tebligat E-yazışma KEP ABONELİK BAŞVURUSU a.Gerçek(özel) kişilerde; Gerçek kişiler www.kep.gov.tr adresinden e-imza ile online başvuru yapılabilmektedir. Ancak yetkili PTT Merkez Müdürlüklerinden başvuru yapılmak istenmekte ise Kimlik tespiti için üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası olan nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve geçerli resmi belge ve başvuru sırasında doldurulacak Kep Başvuru Formunun görevli personele sunulması ile başvuru işlemi gerçekleştirilebilecektir. Başvuru formu aynı zamanda www.ptt.gov.tr adresinde de mevcuttur. b.Tüzel Kişilerde; Tüzel kişiler için başvuru işlemini kurum adına yetkilendirilmiş kimse gerçekleştirebilir. Bu yetkili kimse hizmeti veren PTT Merkez Müdürlüklerinden başvuru formunu temin edebilir aynı zamanda www.kep.gov.tr adresinden de başvuru formunu ve başvuru esnasında bulundurulması gerekli evrakları temin edebilir. Başvurunuz esnasında vermeniz gereken evraklar incelenmesini müteakip yetkili personel tarafından KEP yetkilisi tarafından anında onaylanır. Başvurular ilk etapta Ulus PTT Merkez Müdürlüğü’nden alınacaktır. İlerleyen günlerde 132 Merkez 172 gişeden bu hizmetin verilmesi sağlanacaktır. Yetkili PTT Merkez Müdürlükleri bilgisine www.kep.gov.tr adresinden ulaşılabilir. Gerçek ve Tüzel Kişiler için gerekli evraklara ve başvuru formları bilgisine www.kep.gov.tr adresinden ulaşılabilir. KEP KULLANIMINA BAŞLAMA: Başvurunuz onaylandıktan sonra tarafınıza şifre zarfınız ve bildirim metni verilir. Artık yasal dayanağı mevcut bir sistem olan KEP sistemine www.kep.gov.tr adresinden ulaşabilir ve ileti gönderip, alabilirsiniz. KEP ADRESLERİ Gerçek Kişilerde; Kep adresi ad.soyad.sayı@hs01.kep.tr formatı ile oluşturulur. Gerçek Kişiler KEP hesap adresleri Kimlik Numaralarına bağlı olarak sisteme tanımlanmaktadır. Bu sebepten ötürü gerçek kişi sadece tek bir KEP hesabı adresi alabilir. (İsim).(soyisim)@hs01.kep.tr Tüzel Kişilerde; Kep adresi; “MERSİS No”, “MERSİS No.X”, “TüzelKişiAdı”,“TüzelKişiAdı.X” Formatlarından biri ile oluşturulur. “X” alfa nümerik olacak şekilde isteğe bağlı olarak başvuru sahibi tarafından belirlenir.’’ Tüzel Kişilerin KEP hesap adresleri Mersis Numaralarına VE Tüzel Kişi isimlerine bağlı olarak sisteme tanımlanmaktadır. Serbest seçim alanı değiştirerek birden fazla KEP hesap adresi alınabilir. (Mersis no).(serbest seçim alanı)@hs01.kep.tr (tüzel kişi adı).(serbest seçim alanı)@hs01.kep.tr * PTT KEP sistemine giriş aşamasında parola ve şifre kullanımına ikame olarak elektronik imza ve mobil imza ile de giriş sağlanmaktadır. * Ayrıca KEP sisteminde ileti gönderilmek isteniyorsa bu sadece elektronik imza ile sağlanabilmektedir.(Mobil İmza ile ileti gönderilemez.) KEP gönderimi için e-imza ya sahip olmalısınız. e-imza kullanmıyorsanız sadece size iletilen KEP’ gönderilerini alabilirsiniz. KEP HESABININ KAPATILMASI PTT, KEP hesaplarının kapatılmasına ilişkin talepleri yedi gün yirmi dört saat kesintisiz olarak alınmasını sağlayacaktır. PTT bu hizmeti 44 1 788 numaralı kurumsal çağrı merkezinden verecektir. Aynı zamanda KEP hesabı kullanıcısı kendiside internetten kapatma işlemini gerçekleştirebilecek veya Yetkili PTT Merkez’lerinden de gerekli başvuru formlarını doldurarak kapatma işlemini gerçekleştirebileceklerdir. Kapanan KEP hesabına ilişkin rehber kaydı PTT tarafından derhal silinir. PTT, kullanıma kapatılan KEP hesabından ileti gönderimi ve alımı engellemek, kapatılan KEP hesabını en az üç ay erişime açık tutmak ve bu sürenin sonunda ilgili KEP hesabını tamamen kullanıma kapatmakla yükümlüdür. KEP ile ilgili daha fazla bilgiye ve Gerçek ve Tüzel Kişiler için hazırlanan kullanım kılavuzlarına www.kep.gov.tr adresinden ulaşabilirsiniz